Cara Membuat Minutes of Meeting (MoM)

Cara Membuat Minutes of Meeting (MoM). Rapat dalam pekerjaan dapat dilakukan secara formal atau informal, tergantung pada perusahaan dan keadaannya. Berikut ini beberapa panduan untuk menulis risalah rapat atau minutes of meeting (MoM) yang profesional.

Mencatat MoM

Langkah-langkah:

1. Pelajari agenda rapat, risalah rapat yang lalu (yang berhubungan), dan dokumen-dokumen lain yang akan didiskusikan. Jika perlu, gunakan perekam untuk memastikan keakurasian catatan anda.
2. Duduklah di samping pemimpin rapat agar anda dapat dengan mudah memperoleh penjelasan atau bantuan saat rapat berlangsung.
3. Tuliskan "Risalah Rapat dari XXX (nama perusahaan atau rapat yang jelas).
4. Tuliskan dengan jelas tanggal, waktu, dan tempat diadakannya rapat.
5. Edarkan selembar kertas berisi tanda hadir ke semua peserta. (Lembaran ini juga dapat membantu untuk mengetahui nama-nama peserta rapat yang memberikan masukan pada waktu rapat.)
6. Anda juga perlu mencatat nama-nama peserta rapat yang datang terlambat atau lebih awal. Anda mungkin perlu memberikan masukan singkat pada mereka jika ada yang mereka lewatkan.
7. Tuliskan point-point rapat sesuai dengan urutan point-point tersebut dibicarakan. Jika item 8 pada agenda dibicarakan sebelum item 2, catatlah item 8 terlebih dahulu.
8. Catatlah masukan yang dimuat dan nama-nama orang yang mencetuskannya.
9. Catatlah apakah sebuah masukan diterima atau ditolak, dan bagaimana prosesnya dilakukan (apakah dengan voting, atau cara lain?). Juga perlu dimasukkan dalam catatan jika masukan itu diterima secara bulat. Untuk rapat yang tidak terlalu besar, catatlah nama-nama peserta yang menyetuji, tidak menyetujui dan abstain.
10. Pusatkan perhatikan anda pada tindakan yang akan dilakukan oleh para pserta rapat. Hindari untuk menulis secara detail semua hal yang didiskusikan.

Tips:

• Anda tidak perlu menuliskan topik yang tidak relevan dengan masalah yang sedang dibicarakan dalam rapat.
• Jika ada yang perlu anda tanyakan, tanyakan pada pemimpin rapat atau executive officer, bukan pada peserta rapat.
• Orang yang mencatat MoM tidak terlibat dalam diskusi rapat.

Menulis MoM

Langkah-langkah:

1. Tuliskanlah kembali MoM segera setelah rapat usai, saat ingatan anda tentang rapat itu masih segar.
2. Gunakan format yang digunakan pada rapat sebelumnya.
3. Untuk point-point yang telah diselesaikan, gunakan awalan berikut: "Telah diselesaikan..."
4. Gunakan lampiran untuk tambahan penjelasan, laporan atau material rapat lain.
5. Tuliskanlah "Ditulis oleh" dan kemudian tanda tangani dan beri nama dan tanggal penulisan MoM itu.
6. Jika anda mempunyai buku catatan MoM, simpanlah MoM yang anda buat secara kronologis. Artinya MoM yang baru disimpan di bagian yang lebih depan.

Tips:

• Tuliskan MoM anda dengan singkat dan akurat, dan jangan tuliskan opini atau hal yang bersifat subjektif.
• Untuk jenis rapat apapun yang anda ikuti, usahakan untuk menangkap dan mengkomunikasikan tindakan penting yang akan dilakukan. [sumber]

Baca Juga Artikel Yang Berkaitan